PROGRAMA DE GESTION

Antecedentes ...

PRORROGA PROGRAMA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN SUSCRITO ENTRE EL IBAL E.S.P - MUNICIPIO DE IBAGUÉ Y LA SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS

LaLa Empresa Ibaguereña de Acueducto y Alcantarillado y el Municipio de Ibagué suscribieron la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios un Programa de Gestión el 18 de abril de 2002 con el Objeto de que mediante el cumplimiento de los Compromisos y la ejecución de las actividades en el plasmado logar la eficiencia tanto en la prestación de los servicios públicos como en la gestión de la empresa.

· De acuerdo a la inspección realizada los dias 13, 14, 15 cuyos objetos era

a.Verificar los exajerados consumos Facturados por el IBAL

b. Verificar la Modificación de los Gastos de Cartera

c. Verificar Cumplimiento del Programa de Gestión .

· De Acuerdo con los resultados de la visita se formularon las siguientes recomendaciones sobre

1. Proceso de Facturación.

2. Atención al Cliente.

3. Cartera.

4. Programa de Gestión.

De acuerdo con lo anterior y una vez realizados los análisis pertinentes y las gestiones con los participantes, se determino la necesidad de recoger las recomendaciones realizadas en el informe y prorrogar el PROGRAMA DE GESTIÓN, incluyendo los compromisos y acciones necesarias para corregir las situaciones detectadas en la visita y el cual estará sujeto a control y vigilancia por parte de la Delegada para Acueducto y Alcantarillado y Aseo, Dirección Técnica de Gestión de Acueducto y Alcantarillado, a trevés de sus diversas actuaciones, incluyendose la de recibir informes sobre el cumplimiento de cada una de las acciones estipuladas, de acuerdo con las fechas establecidas al efecto.


OBJETIVO GENERAL

Asegurar la prestación eficiente con calidad y continuidad de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado en el municipio de Ibagué (Tolima), mediante la ejecución de las acciones correctivas necesarias, por parte del prestador, con miras a optimizar la gestión y el cumplimiento de la normatividad vigente para los servicios públicos.

OBJETIVO ESPECIFICOS

La prorroga del Programa de Gestión se extiende hasta el 31 de Diciembre de 2005.

INFORME DE AVANCES

INFORME No. 4

NOMBRE DE LA EMPRESA : Empresa Ibaguereña de Acueducto y Alcantarillado IBAL S.A. E.S.P.
MUNICIPIO: Ibague
DEPARTAMENTO: Tolima
FECHA DE CORTE: 11/11/2004 a 11/02/2005
Sistema: Acueducto y Alcantarillado
ASPECTO COMPROMISO OBJETIVO ACTIVIDAD % de avance real 4ta. Entrega programado inicialmente finalización Observaciones
Técnico Operativo 1. Mejorar la Infraestructura de las plantas de tratamiento 1. Mejorar la capacidad y el funcionamiento de las plantas de tratamiento y los tanques de almacenamiento. 1. Implementación del nuevo diseño de la red electrica de la planta de tratamiento No. 1 100% 31/03/05 30/09/05  
2. Renovación del equipo de dosificación de cloro para la planta de la Pola 1 y 2 25% 31/01/05 30/09/05 Se realizo el diagnostico para los cloradores wallace and thiernan para la planta nùmero 1 encuanto a dosificacion de vacio y volumen de cloro residual para su adecuaciòn y puesto en funcionamiento. Para los cloradores reagal de la planta nùmero 2 se ade
3. Montaje de las compuertas del sistema de filtración de la planta de tratamiento No. 1 100% 16/02/05 30/09/05  
4. Implementación de la instrumentación para el monitoreo y tratamiento del agua. 25% 30/06/04 31/012/05 En el 2005 se tiene ya el diagnostico de los sistemas de mediciòn de variables para las plantas 1 y 2 que ascienden a la suma de $80.000.000,oo. Este proceso se atendera con recursos del sistema general de participaciòn que ingrezaràn a la empresa en el
5. Implementación del control de nivel en los tanques de almacenamiento. 20% 16/02/04 31/12/05 Se recibio el diseño general de telemetria a travez de la consultoria contratada por el IBAL y se iniciaròn la elaboraciòn de los tèrminos de referencia, presupuestos y detalles electricos para que en el mes de marzo cuando se situen los recursos del sist
6. Ampliación del tanque de Piedrapintada 0% 01/01/06 31/12/06 Se va a realizar a partir del 2006, ya que no existe la disponibilidad fisica del lote en el sitio indicado por lo tanto la empresa hara uso de la alternativa 2 del diseño que corresponde a un lote ubicado en
2. Mejorar el nivel de macromedición y micromedición del sistema 1. Incorporar macromedidores en las salidas de las plantas de tratamietno de agua potable. 1. Contratación y ejecución de los Servicios de macromedición y pitometria en lineas expresas. 30% 30/04/04 15/02/05 El IBAL cuenta con los diseños para determinar las variables de presiòn, caudal y velocidad para las lineas expresas, este se ejecutara fisicamente cuando se dispongan de los recursos del sistema general de participaciòn, en el mes de marzo de 2005
2. Diseño de infraestructura para la ubicación de macromedidores. 30% 30/03/05 30/09/05 Se cuenta con los diseños de los diferentes sitios para la instalaciòn de macromedidores en las plantas numeros 1 y 2; asi mismo se tienen los analices de mercado con firmas expecializadas para el montaje en el primer semestre del año de todos los macrom
3. Contratación de obras y suministro e instalación de macromedidores. 30% 31/03/05 30/09/05  
2. Calibración e instalación de medidores. 4. Programa de calibración e instalación de nuevos medidores. 82% 16/02/04 31/12/05 Se adquierieron 5000 micromedidores de velocidad clase B de chorro unico los cuales se instalaran en la ciudad, en un programa que incluye la instalaicòn de nuevos en 3000 unidades en el primer semestre y 2000 unidades en el segundo semestre; asi mismo
5. Implementación y recopilación de datos y análisis de resultados. 82% 31/03/04 Permanente  
3. Mejorar las condiciones de saneamiento básico y ambiental del municipio. 1. Puesta en marcha del programa de saneamiento hídrico. 1. Construcción de manijas, viaductos para continuidad de interceptores 60% 10/10/05 30/06/06 Se vienen construyendo las manijas el sillon (de agosto a febrero/05), agua blanca(de octubre a dic/04), arenosa norte(dic/04 a marzo/05)
2. Construcción de obras civiles y ambientales para rehabilitación de capacidad de drenaje de aguas lluvias. 50% 10/10/05 31/03/06  
3. Actualización de estudios hidrológicos, capacidad de colectores, formulación de alternativas. 70% 10/10/05 31/03/06 Se adelanto el estudio de consultoria para el diseño de los colectores, las viudas, la hedionda, sillon, guadaleja que son afluentes de la cuencia del rio Chipalo y del rio Combeima.
4. Selección de sistemas de tratamiento, vertimiento y usos según licencia ambiental. 60% 10/10/05 31/12/06 Convenio con la universidad de Ibagué para realizar el diseño preliminar del reuso.
5. Contratación para el diseño de ingenieria del sistema hídrico. 30% 10/10/05 30/09/06 Actualización del Plan de Saneamiento Hidrico y su localización en terreno para verificar corredores de uso. Se envio el borrador del proyecto previa revisión por parte de la oficina de Planeación del IBAL a Findeter para la aprobaciòn del crèdito.
6. Instalación de obras e infraestrucura para la implementación del reuso agrícola, forestal, pecuario y acuicola. 5% 10/10/05 30/06/06 El diseño definitivio elaborado por la Universidad de Ibaguè, se recibira el 27 de febrero/05, una vez aprobado se iniciara el proceso de construcciòn, soportado economicamente por el Convenio suscrito con Cortolima, municipio de Ibague e IBAL por $250.00
7. Construcción de colectores de aguas negras. 20% 10/10/05 31/12/06 Se actualizo el proyecto en cuanto a planos y presupuesto, radicandose en el banco de proyectos de planeacion Mpal para su viabilidad.
8. Selección del sistema de reuso pilotos y formulación programa para construcción de emisarios finales. 40% 10/10/05 31/12/06 Se firmo convenio con Cortolima Minambiente , Alcaldia e IBAL para establecer la normativa del plan piloto de tratamiento de reuso en la ciudad de Ibague, y se contrato con la Universidad de Ibaguè el diseño de ingenier
4. Mejorar las condiciones hidráulicas de operación de la red matriz. 1. Aumentar la presión en la red de distribución. 2. Disminuir pérdidas técnicas. 1. Revisión y mantenimiento de las estructuras hidráulicas. 100% 31/03/04 30/09/04 De manera permanente la empresa viene adelantando mantenimiento a sus estructuras hidraulicas.
2. Rehabilitación lineas expresas entre tanques de almacenamiento 100% 31/03/04 30/06/04 Todas las lineas expresas entre tanques se encuentran funcionando para alimentar los distritos hidraulicos de la ciudad
3. Terminación del sistema de red matriz de las redes de distribución 20% 31/03/04 30/12/05 Una vez se tenga el 100% del catrastro de redes se modelara a travez del programa o software de la empresa (water cad) las redes matrices en condiciones reales para intervenir las redes que asì lo ameriten.
4. Rehabilitación de cierres cortos 100% 31/03/04 30/06/04 se ejecuto el 100 % de la inversión de 7.5 millones, se espera la actualización del catastro de redes para continuatr con el programa .
5. Materialización planos de presión de servicios de los distritos 20% 31/03/04 30/03/05 una ves se culmine el catastro de redes de la empresa que sera en el mes de junio de 2005 (contrato INFOMAP) se podra realmente materializar dichos planos
6. Evaluación resultados de mantenimiento de redes. 100% 30/06/04 Permanente A traves de los contratos de emergencia para atender las redes la empresa se hace un seguimiento permanente del mantenimiento de las mismas
7. Monitoreo de parámetros de calidad de agua, nivel y presión en red matriz. 85% 16/02/04 Permanente Se realizo el tercer muestreo evaluativo por la red nacional de laboratorios pruebas PICCAP y se esta evaluando permanente el caudal, PH y turbiedad en la planta N°- 1
8. Monitoreo de detección de fugas y reparación en el sistema de la red matriz. 85% 16/02/04 Permanente  
5. Monitoreo Cuencas Hidrográficas 1. Compra de un (1) predio e instalación estaciones hidrográficas. 1. Compra de predios 0% 31/03/04 31/12/06 Reconocimiento de campo para compra de predios, estudio juridico por parte de Cortolima de los documentos que acreditan la propiedad de varias alternativas presentadas entre ellas la hacienda el Carmen, Finca el Secret
2. Instalación de estaciones hidrológicas. 10% 31/03/04 31/12/06 se elaboro minuta para el convenio IBAL IDEAM para el maniejo y administracion de la red hidrometereologica de la cuenca hidrigrafica del rio Combeima.
3. Actualización Sistema Georeferencial SIG. 50% 31/03/04 31/12/06 Se han ubicado en el perimetro urbano de la ciudad de Ibague 32 placas georeferenciadas a la red magna del IGAC, ademas se tiene en un 100% el plano georeferenciado de los predios de Ibague y de
COMERCIAL   1. Mejorar el sistema de facturación actual 1. Creación del ciclo de facturación independientes para grandes consumidores. 100% 16/02/04 16/05/04  
  2. Implantar controles en el proceso de toma de lectura ( terminales portátiles) 100%   30/06/04  
  3. Controlar el proceso de facturación por medio de la interventoria. 100% 16/02/04 31/12/04 Se contrato com la firma RADIAN la auditoria al proceso de lecturas.
  2. Adecuación Oficina de PQR 1. Adecuación y sistematización Oficina de PQR 100% 01/03/04 30/12/04  
  2. Revisión y ajuste de los procedimientos de PQR bajo las normas ISO 9000 60% 16/02/04 30/12/04 Se decidio reeplantear el acompañamiento y asesoria externa para la implementación y obtención de la certificación.
  3. Capacitación y evaluación al personal de PQR para implementación del nuevo modelo de atención al cliente. 60% 01/04/04 31/12/04 Se han venido realizando charlas y talleres sobre la normatividad y tecnicas relacionadas con la atención al publico o clientes.
  3. Actualización Catastro de Usuarios y Medidores 1. Actualización del catastro y registro de medidores 83% 16/02/04 30/06/04 El 6 de septiembre se inicio el contrato N°- 0066 de 2004 cuyo objeto es la realización del catastro total de usuarios y redes de 5 distritos; se han digitalizado los predios del sector 1 y se han desarrollado encuestas del distrito 1. Asi mismo con la r
  2. Actualización del catastro y registro de usuarios 83% 16/02/04 30/03/04
  3. Enlace del catastro de usuarios con la base de datos cartográfica del Instituto Geográfico Agustín Codazzi del Tolima 83% 16/02/04 31/12/04
  4. Diseño e implmentación del programa de instalación y calibración de medidores para grandes consumidores 80% 16/02/04 31/12/04 Se viene realizando la revisión pertinente levantando los medidores frenados para su arreglo en terreno en el momento de la visita y se oficia a los usuarios para que instalen medidor nuevo por reposición.
  4. Depuración y recaudo de cartera 1. Revisión, actualización y validación de la base de datos de la cartera de la empresa. 60% 16/02/04 30/06/04 Se viene desarrollando con la universidad del Tolima el convenio para la depuración de predios deshabitados, asi mismo con la firma INFOMAP se viene cruzando informaciòn a medida que se adelanta el catastro de usuarios, en donde se depura por cada ciclo y
  2. Depuración de la cartera de grandes consumidores y entidades oficiales, 80% 16/02/04 30/09/04 Se aprobo por parte de la Asamblea de Accionistas la depuraciòn de la cartera de Grasas del Interior, Industria lechera del Tolima y Carcel Distrital, quedando pendiente las casetas comunales y otros.
  3. Conciliación de la información reportada del módulo comercial con el contable 50% 16/02/04 30/09/04 A traves de la auditoria externa contratada se inicio la etapa de modificación de los programas relacionados con : Indexación de los archivos planos de facturación prov
  4. Mejorar el sistema de recaudo por medio de nuevos puntos para tal fin. 90% 16/02/04 31/12/04 En la actualidad se ha dado al funcionamiento siete (7) PAS
  5. Diseño y puesta en marcha de un programa de abonos, condonación de intereses y financiamiento a morosos. 100% 16/02/04 31/12/04  
  6. Cobro persuasivo y coactivo a morosos 60% 16/02/04 31/12/04 Se elaboro el manual para el procedimiento del cobro coactivo, el cual se empezara a implementar a partir del mes de marzo de 2005.
  7. Seguimiento con indicadores de recaudo y cartera. 100% 16/02/04 31/12/04  
  8. Proyección flujo de caja con base en el nuevo recaudo. 100% 16/02/04 Permanente  
  5. Diseño,adquisión y puesta en marcha de un nuevo sistema integral de información comercial y financiera. 1. Adquisición software de facturación y adecuación de los equipos. 30% 16/02/04 30/09/04 Se continua con el proceso de tramite del convenio con la EAAB para llegar a un acuerdo economico con dicha empresa.
  2. Implantación software 0% 01/07/04 30/12/04  
  5. Adquisición software para integración financiera. 30% 16/02/04 30/06/04 Se continua con el proceso de tramite del convenio con la EAAB para llegar a un acuerdo economico con dicha empresa.
ADMINISTRATIVA 7. Custodia y Administración del Sistema de Archivo y Correspondencia 1. Adecuación y Custodia del Centro de Documentación y Archivo de la Empresa. 1. Suministro de elementos y equipos para el centro de documentación. 95% 16/02/04 30/06/04 Se doto de un computador para la implementación del programa del manejo y catalogación de la información tecnica.
2. Organización, administración y custodia del sistema de archivo. 95% 31/03/04 31/12/04 Se encuentra en la etapa de liquidaciòn del contrato por parte de la interventoria, asi mismo se doto de un computador para la implementaciòn del software respectivo, quedando pendiente la dotaciòn de una mesa de consulta.
CONTROL INTERNO 8. Aplicación del sistema de Gestión de la Calidad Ley 872/2003 1. Implementación procesos técnicos según normas ISO 9000 1. Implementación de procesos 60% 16/02/04 30/12/04 Sujeto a la continuación del programa de certificación en el sistema de Gestión de la calidad.
2. Control de procesos y revisión alta dirección. 60% 16/02/04 Permanente Se dicidio replantear el acompañaminto y asesoria externa para la implementación y obtención de la certificación con consultores expecializados en el sector de servicios pùblicos y agua potable. Para ello se consulto con otras empresas del sector como AGU
3. Implementación acciones correctivas y preventivas . 60% 16/02/04 Permanente
4. Auditorias. 60% 16/02/04 Permanente
9. Evaluación del sistema de Control Interno 1. Puesta en marcha de los controles internos de la empresa 1. Creación comité coordinador del sistema de control interno. 100% 16/02/04 31/12/04  
2. Diseño, implementación y evaluación plan de mejoramiento. 100% 16/02/04 31/12/04  
3. Levantamiento mapa de riesgos. 100% 16/02/04 31/12/04  
4. Documentación de procesos y procedimientos. 80% 16/02/04 31/12/04 Sujeto a la continuación del programa de certificación en el sistema de Gestión de la calidad.
5. Implementación de acciones correctivas y preventivas. 100% 16/02/04 Permanente  
ÁREA FINANCIERA Estudio de Costos ABC y su implementación. 1. Determinar el punto de equilibro a traves de un equilibrio entre ingresos y costos. 1. implementación 100% 16/02/04 31/12/04  
2. actualizacion y ajustes 40% 03/09/04 31/12/05 Se llevan cierres mensuales de los costos y gastos y se genero listado correspondientes por cada centro de costos. Se encuentra en proceso de ajuste de listados para que se reflejen con mayor exactitud la información.
Dismunición Coeficiente de Operación Determinar la capacidad de la empresa para responder por los gastos y costos operaciones y determinar si esta equilibrado 1. Determinacion del coeficiente 100% 16/02/04 31/12/06  
Conciliación deuda Tasa Retributiva. Cumplimiento del acuerdo de pago con Cortolima para la cancelacion de la tasa retributiva 1. cumplimiento acuerdo pago 100% 16/02/04 31/12/06  
2. Pago de Cuotas trimestrales año 2004. 100% 16/02/04 31/12/06 Se encuentra a paz y salvo por todo concepto
Solicitud Credito con Findeter Ejecutar obras del plan de saneamiento Hidrico 1. Contratacion Calificadora de Riesgo 100% 16/02/04 31/12/06  
2. obtencion calificacion de riesgo 100% 16/02/04 31/12/06 Se logro calificación A (menos).
3. Tramites para el Credito con Findeter 10% 16/02/04 31/12/06 se tiene autorzación de la junta directiva para iniciar tramite con el banco intermediario
4. Credito con Findeter 0% 16/02/04 31/12/06  
5. Seguimiento del Credito 0% 16/02/04 31/12/06  
Adquisición Software integral. Integrar todas las divisiones de la empresa 1. Visitas de intercambio a diferentes empresas 50% 16/02/04 31/12/05 Se continua con el proceso de tramite del convenio con la EAAB para llegar a un acuerdo economico con dicha empresa.
Fuentes: Informes de Gestión de las dependencias involucradas
Elaboro: Dirección ontrol Interno, División Financiera, Asesoria Tecnica Externa.